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Das Eisenhower-Prinzip: Ein nützliches Werkzeug zum Setzen von Prioritäten auch im Familienalltag

Oft ist der Alltag vollgestopft mit Terminen. Trotzdem oder gerade dann stellt sich häufig die Frage: Was mache ich heute zuerst…?

Im Zeitmanagement gibt es ein nützliches Werkzeug, um Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu bewerten und dann Prioritäten abzuleiten. Es heißt Eisenhower-Prinzip  (nach dem amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower) und geht ganz einfach. Man teilt Aufgaben danach ein, ob sie wichtig/unwichtig  und  dringlich/nicht dringlich  sind. Daraus ergeben sich folgende 4 Kombinationsmöglichkeiten mit entsprechender Handlungsanweisung:

A: Wichtig und dringend –> Chefsache

B: Wichtig, nicht dringend–>Terminieren

C: Dringend, nicht wichtig —> Delegieren

D. Nicht wichtig, nicht dringend –> Papierkorb

Über die Einteilung „dringend“ wird unter den Experten gestritten. Einige meinen, es gibt nur wichtige Aufgaben, denn wenn man ein gutes Zeitmanagement betreibt, werden die wichtigen Aufgaben rechtzeitig erledigt und gar nicht erst dringend. Das hat sich aber wohl nicht bis zu Führungskräften, Kunden etc. herumgesprochen, wenn ich den Arbeitsalltag in der Praxis betrachte. Ich halte das Eisenhower-Prinzip für ein sehr nützliches Instrument, um eine „Bestandsaufnahme“ zu machen und eingefahrene Arbeits- und Alltagsabläufe neu zu organisieren.

Was kann man daraus für den Familienalltag umsetzen? 

Soweit zur Arbeitswelt, zurück zum kleinen Familienunternehmen: Mit Aufgaben ist hier nicht z. B. Ihre feste Arbeitszeit gemeint. Das ist ein fester Block im Kalender und nicht zu diskutieren. Aber was ist mit Steuererklärung, Arztterminen oder dem Kaffee mit der Freundin?

Vielleicht nehmen Sie sich jetzt mal einen Block zur Hand und ordnen ihre Aufgaben in den nächsten Tagen in das Schema ein.

Dabei stellt man häufig fest, dass das Einordnen der Aufgaben doch nicht so einfach und eindeutig gelingt.

Zwei typische Fehler:

• Man hält dringliche Aufgabe automatisch für wichtig.
• Wichtige (unangenehme) Aufgaben werden aufgeschoben. Dadurch entsteht Zeitdruck. Dazu gehört z. B. die Steuererklärung. Anfang Januar ist die Steuererklärung eine klassische B-Aufgabe. Ende Mai sieht das schon anders aus.

Vorsorgetermine sind B-Aufgaben. Sie sind wichtig – da es aber oft keine festen Termine oder Fristen gibt, werden sie immer weiter hinausgeschoben. Sie spuken aber als unerledigtes Arbeitspaket in unserem Kopf herum und belasten unnötig unser Gewissen.

Was sind in einer Familie „wichtige Aufgaben“?

In einer Familie bestimmen wir selbst über unsere Werte, über das, was wichtig ist. Bei Dingen, die eigentlich klar sind wie „regelmäßiger Schulbesuch“, aber auch in unserem Zusammenleben: Gemeinsame Mahlzeiten, Vorlesen, Medienkonsum, Sport, etc. Die Tatsache, dass wir die Wertigkeiten selbst bestimmen und/oder mit unserem Partner aushandeln, macht die Angelegenheit kompliziert: Dann dann können wir sie ja auch  jederzeit ändern. Oder die Werte ändern sich, weil sich die Lebenssituation ändert.

Ich bin nicht eine Mitarbeiterin eines Unternehmens, die ihre Aufgaben in eine Werte/Prioritäten-Schema einsortiert, dass von der Unternehmensleitung vorgegeben wurde. Ich bin die Unternehmensleitung. Die Werte, nach denen wir leben wollen und nach denen wir unsere Kinder erziehen wollen, müssen wir mit unserem Partner aushandeln. Diese Werte sehen in jeder Familie, in jeder Partnerschaft anders aus. Deshalb müssen wir erst einmal selbst erkennen und wissen, was sie für uns bedeuten. Wenn wir uns das klar gemacht haben, können wir auch Entscheidungen für den Alltag treffen.

Mehr Schlaf oder mit Freunden ausgehen? Was ist wichtiger? Wenn ich entschieden habe, dass ich zur Zeit mehr Schlaf benötige, dann brauche ich auch Konsequenz und Disziplin: Wenn ich morgens vor 6 Uhr aufstehen MUSS, und es keine Möglichkeit zum Mittagsschlaf gibt, dann kann ich nur mehr Schlaf gewinnen, in dem ich früher schlafen gehe. Dann muss ich für die Freunde zur Zeit eine andere Lösung finden. Nur wenn ich mir diese Dinge sehr klar mache, kann ich auch klare Entscheidungen treffen und dauernde innere Konflikte und den dazugehörigen Frust und die Schuldgefühle vermeiden. Das entlastet und macht den Kopf frei.

C-Aufgaben delegieren:

Beim „Aufgaben delegieren“ wird es im privaten Bereich oft schwieriger, denn man hat ja keine Mitarbeiter. Trotzdem können wir viele Aufgaben abgeben. Vielleicht können Sie eine Haushaltshilfe beschäftigen und einen Gärtner. Eltern und Schwiegereltern beaufsichtigen oft nicht nur die Kinder, sie können auch Einkäufe oder andere Besorgungen erledigen. Natürlich kann man auch mit dem Partner die Verteilung der Aufgaben neu regeln.

Aber aufpassen: Schon Fahrgemeinschaften sind in der Regel keine Delegation der Aufgaben, da man sich abwechselt. Was man an einem Tag einspart, steckt man an einem anderen wieder hinein. Wenn man Absprachen, Tauschen, Verschiebungen hinzunimmt, können Fahrgemeinschaften sogar arbeitsintensiv werden.

Aber da sind ja noch die kleinen Energiebündel, die den ganzen hüpfen und laufen und viel Zeit zum Spielen haben. In der Tat sollte man Kinder von Anfang an in die Hausarbeit miteinbeziehen. Aber wenn Sie kleine Kinder haben, sollten Sie von der „Hilfe“ nicht allzuviel erwarten. „TROTZ der Unterstützung durch meine kleinen Helfer ist es mir gelungen, … den Rasen zu mähen, den Boden zu putzen… etc.“, ist mein Satz dazu. In den ersten Jahren steht mehr das Anleiten, etwas gemeinsam machen, spielen und Geduld im Vordergrund. Aber das wird sich später auszahlen. Und irgendwann mähen sie ganz allein den Rasen. Dem Thema „Hilfe der Kinder im Haushalt“ werde ich später noch einen eigenen Artikel widmen.

Und was wandert in den Papierkorb?

D-Aufgaben sollten in einem privaten Haushalt gar nicht auftauchen, das können sich eigentlich nur große Organisationen leisten.

Aber wenn die Woche schon randvoll ist und unbedingt ein Termin gestrichen werden muss? Dann bitte aufpassen: Das ist nur allzu leicht und allzu oft der scheinbar unwichtigste und leicht verschiebbare Termin „Freundin treffen“ oder das Fitnesstudio.  Gerade wir Frauen neigen bis heute dazu, unsere persönlichen Bedürfnisse im Zweifelsfall hintenan zu stellen. Wenn das ein Mal passiert, ist da ok – das kommt vor. Wenn in der nächsten Woche ein Kind krank ist, dann ist es großes Pech. Wenn ich aber nach ein paar  Wochen feststelle, dass mein Termin immer und immer wieder ausfällt – dann heißt es aufpassen und die Notbremse ziehen.

Um solche Fragen für sich zu klären, muss man auch etwas über sich selber wissen. Über seine Bedürfnisse und Werte. Über das, was mich Kraft kostet und das, was mir Kraft bringt. Bedürfnisse und Werte ändern sich auch je nach Lebensphase. Ab und zu ist es gut, diese Lebensphasen einmal zu reflektieren und auf die Dinge zu kommen, die uns wirklich gut tun oder weiter bringen. Aber das ist ein ganz anderes Thema als das Planen einer Arbeitswoche – ein wichtiges Thema, für das man sich Zeit nehmen sollte.

Auf den Punkt gebracht:

• Tue das Wichtige vor dem Dringlichen!
• Was wichtig ist, bestimmst Du selbst!
• Deshalb ist es wichtig, dass Du Deine Werte, Bedürfnisse und Ziele kennst!